Privaatsuspoliitika

Sissejuhatus

Isikuandmete vastutav töötleja on Astro Baltics OÜ (edaspidi Astro Baltics), registrikood 10386779, juriidiline aadress Tartumaa, Tartu, Tartu linn, Raatuse tn 20, 51009. Astro Balticsi kontaktandmed isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes on telefoninumber +372 628 0000, e-posti aadress info@astrobaltics.eu või Astro Balticsi juriidiline aadress.

Privaatsuspoliitika kirjeldab lähemalt, kuidas Astro Baltics kogub, kasutab ja avaldab isikuandmeid. Privaatsuspoliitika kehtib kõikide isikute suhtes, kes kasutavad Astro Balticsi majandustarkvara NOOM, Cloudics’i tarkvara ja mobiilirakendust, infokioskeid, iseteeninduslikke lahendusi, kassalahendusi ja/või serveri- ja võrgulahendusi („Teenused”), Astro Balticsi veebilehti (https://www.astrobaltics.eu/, https://noom.ee/, https://cloudics.com/), esitavad meie teenuste kohta päringuid või suhtlevad teistel viisidel Astro Balticsiga.

Astro Baltics töötleb oma klientide ja kontaktisikute andmeid, kes on avaldanud soovi tarbida meie teenuseid või on varasemalt kasutanud meie teenuseid. Toodud privaatsuspoliitika ei rakendu juriidilistele isikutele ega hõlma isikuandmete töötlemist veebilehtedel/teenuskeskkondadel, millele meie veebilehtedel/teenuskeskkondadel viidatakse (välislingid).

Vastutava töötleja ja volitatud töötleja identifitseerimine

Isikuandmete vastutav töötleja on see ettevõte/asutus, kes määrab kindlaks isikuandmete töötluse eesmärgid ja vahendid. Volitatud töötleja on see, kes vastutava töötleja nimel ja ülesandel isikuandmeid töötleb.
Astro Baltics on meile esitatud isikuandmete vastutav töötleja, kuid kliendi poolt Astro Balticsi Teenustes sisestatavate andmete volitatud töötleja ning klient on nende andmete omanik ja andmete vastutav töötleja.
Astro Balticsi volitatud töötlejad on koostööpartnerid, kes osutavad Astro Balticsile näiteks õigusabiteenust, transporditeenust, värbamisteenust jne.
Volitatud töötlejal on õigus teostada töötlemise toiminguid üksnes nende isikuandmete osas ja sellises ulatuses, milleks vastutav töötleja on volitatud töötlejat volitanud.

Isikuandmete kategooriad ja nende kogumine

Isikuandmed on mis tahes andmed tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta – Astro Balticsi kliendi, koostööpartneri või külastaja kohta. Astro Baltics kogub isikuandmeid enda tarkvara müügitoiminguteks, lepingu ja/või arve koostamiseks, kliendiga sõlmitud lepingu tingimuste täitmiseks, isiku tuvastamiseks, isikuga ühenduse võtmiseks teenuse osutamise, kliendi hoidmise või küsimuste lahendamise eesmärgil. Isikuandmeid kasutame vaid selleks ettenähtud eesmärgil, milleks on enda Teenuste osutamiseks vajalike toimingute tegemiseks.

Astro Baltics kohustub kaitsma klientide isikuandmeid ning nende privaatsust. Astro Baltics rakendab ohtudele vastavaid ettevaatusabinõusid (sh tehnilisi ja korralduslikke meetmeid) kogutud isikuandmete kaitsmiseks. Juurdepääs isikuandmetele on ainult isikutel, kellele see on vajalik isikuandmete töötlemiseks privaatsustingimustes sätestatud eesmärkide täitmiseks.
Meie poolt kogutavad isikuandmed võivad sisaldada järgmist:

Teie nime;
Teie isikukoodi;
Teie telefoninumbrit;
Teie e-posti aadressi;
Teie aadressi;
Teie ettevõtte nime ja Teie ametikohta;
Teie arveldusarve andmeid;
Teie päringu teksti;
muid teenuse osutamiseks vajalikke andmeid.

Töödeldavate isikuandmete kategooriad võivad erineda tulenevalt Astro Balticsi ja kliendi vahelisest lepingust ja lisalahendustest.
Teie isikuandmeid töödeldakse eelkõige Teile teenuse osutamise eesmärgil. Juhime Teie tähelepanu sellele, et kuigi isikuandmete edastamist ei saa pidada alati kohustuslikuks, siis teatud juhtudel võib isikuandmete esitamata jätmine või nende töötlemise lõpetamise nõudmine takistada Teile teenuse osutamist.

Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja töötlemise alused

Meie teenuste kasutajate ja klientide (sh klientide esindajate) isikuandmeid töötleme me selleks, et täita nii oma lepingulisi kohustusi kui ka pakkuda potentsiaalsetele klientidele kvaliteetsemat teenust ja informatsiooni. Astro Baltics kasutab vastutava töötlejana isikuandmeid ainult suhtlemiseks ja parema toote või teenuse pakkumise eesmärgil. Kliendiandmete kogumisel piirdume minimaalsega, mida vajame töötlemise eesmärkide täitmiseks.

Isikuandmete töötlemise aluseks on lepingu sõlmimine ja täitmine, õigustatud huvi või isiku nõusolek.
Kliendi andmeid kasutatakse Astro Balticsi poolt vastavalt kliendi juhistele, kaasa arvatud kliendi lepingus kirjeldatud tingimustel ja kliendipoolsel Teenuse kasutamisel, ja vastavalt kehtivale andmekaitse seadusele.
Astro Baltics ei levita, edasta, muuda ega kasuta mõnel muul andmete kogumisel mitte teatavaks tehtud viisil meile usaldatud isikuandmeid, välja arvatud juhul, kui isikuga ei ole vastavat kokkulepet või kui info avaldamise vajadus tuleneb Eesti Vabariigi seadusandlusest.

Andmete säilitamine

Me säilitame Teie isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik nende eesmärkide saavutamiseks, mille otstarbel neid koguti. Säilitamistähtaeg sõltub ka vajadusest vastata andmesubjektide päringutele, lahendada probleeme ning täita seadusejärgseid dokumentide säilitamise nõudeid.
Astro Balticsi tarkvara tehingutega seotud isikuandmeid säilitatakse kuni seitse (7) aastat majandusaasta lõppemisest, tulenevalt raamatupidamisseaduses olevast kohustusest tehinguid tõendada.
Teenuste klientide isikuandmeid säilitatakse kuni üksteist (11) aastat peale kliendiks olemise või töösuhte lõpetamist juhuks, kui tekib vajadus enda õiguste kaitseks andmesubjekti või kliendiga tekkinud vaidluse või muuks juriidiliseks nõudeks.

Kuidas me jagame ja avalikustame teavet

Astro Balticsi poolt töödeldavaid isikuandmeid võib isiku nõusolekuta edastada üksnes asutusele või isikule, kellel on selleks põhjendatud vajadus või otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja).
Me võime edastada Teie andmeid töötlemiseks kolmandatele isikutele, kes aitavad meil osutada ja hallata Teenuseid ning kes pakuvad klientide päringute haldamisega seotud teenuseid. Nende isikute hulka võivad kuuluda näiteks transpordiettevõtted, ärianalüütika teenuste pakkujad. Kõikidel juhtudel edastame andmetöötlejale vaid konkreetse ülesande täitmiseks või konkreetse teenuse osutamiseks vajalikke andmeid.

Astro Baltics kliendi andmete volitatud töötlejana käsitleb klientide poolt Teenuste kasutamise raames töödeldavaid isikuandmeid konfidentsiaalsetena ja õigus neid andmeid vastutava töötlejana töödelda, välja anda või edastada kuulub üksnes andmete omaniku (kliendi) vastutusalasse. Kliendi tellimusel osutab Astro Baltics tehnilist abi andmetöötluses, kuid sellest ei muutu andmete omandi- ja vastutussuhe.

Värbamise ja kandidaadi isikuandmete töötlemise üldpõhimõtted

Ametikohtade täitmiseks konkursse ja värbamist, sh kandidaatide hindamist korraldab Astro Balticsi OÜ personalijuht. Enne konkurssi määrab personalijuht koostöös juhtkonnaliikmega kindlaks sobiliku värbamisstrateegia (vestlused, grupi intervjuud, ülesanded, testimine koostööpartneri juures jne). Igal avaliku konkursi korraldamisel otsustatakse, milliseid värbamiskanaleid kasutatakse. Ettevõtte kodulehe karjääri leheküljel (https://astrobaltics.eu/kontakt/karjaar/) kuvatakse erinevate ametipositsioonide värbamiskuulutusi eesmärgiga jagada infot, mida erinevatel positsioonidel uuelt töötajalt oodatakse ja mida ettevõte saab vastu pakkuda. Ettevõtte koduleht pole esmane värbamiskanal, vaid võimalus põhivärbamiskanalit toetada ning seal võib kuvada ka reklaami eesmärgil töökuulutusi, mis hetkel pole aktuaalsed.

Astro Balticsisse tööle kandideerimisel lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
Arvestame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda;
Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;
Kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;
Kandidaatide andmetele juurdepääs on limiteeritud üksnes isikutele, kellel on isikuandmete töötlemiseks äriline vajadus töökohustuste täitmisest tulenevalt ja kellele laieneb konfidentsiaalsuskohustus;
Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Astro Baltics OÜ rakendab organisatsioonilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid, et kaitsta isikuandmeid juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kaotsimineku, muutmise või loata juurdepääsu ja avalikustamise eest. Astro Baltics OÜ säilitab kandidaadi isikuandmeid nii turvalistes arvutipõhistes serverites kui ka paberdokumentides.

Avaliku konkursi lõpptulemustest teavitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis konkursi võitnud isikut ja valituks mitteosutunud kandidaate otsuse tegemise päevale järgneva 14 päeva jooksul.

Mittevalituks osutunud kandidaatide isikuandmeid säilitatakse:

värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks 1 aasta;
kandideerinu nõusolekul ka tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Muudel juhtudel mittevalituks osutunud kandidaadi isikuandmed kustutatakse asjakohaselt ning turvaliselt.

Küpsiste kasutamine ja küpsistest loobumine

Küpsis on väike tekstifail, mille veebileht salvestab sinu arvutisse või nutiseadmesse, kui veebilehte külastad. Astro Baltics kasutab enda veebilehtedel küpsiseid (cookies), millega kogutakse veebi külastaja kohta andmeid, milleks on vanus, sugu, asukoht. Neid andmeid kogutakse kodulehe statistika saamiseks ja lehe funktsionaalsuse analüüsimiseks, et muuta kodulehte kasutajasõbralikumaks.
Meie lehel püsimisega annad nõusoleku küpsiseid kasutada (välja arvatud juhul, kui oled seadistanud oma veebilehitseja nii, et see küpsiseid ei aktsepteeri). Juhul, kui sa ei soovi veebilehel küpsiste kasutamist lubada, võid selle oma veebilehitseja seadete alt blokeerida või kasutada privaatse lehitsemise võimalusi.

Küpsised võimaldavad veebilehtede taaskülastamise puhul andmesubjekte tuvastada, et pakkuda seeläbi kasutajale parendatud teenust ning täiendada veebilehtede sisu. Sessioonipõhised küpsised kestavad ainult seni, kuni Teie brauser on avatud ja kustutatakse brauseri sulgemisel automaatselt. Püsivad küpsised kestavad Teie seadmes või brauseris kustutamiseni või kuni need aeguvad. Astro Baltics kasutab nii sessioonipõhiseid kui ka püsivaid küpsiseid, millest mõned võivad olla kolmandate osapoolte küpsised.
Küpsiste hülgamiseks saate oma brauseri vastavalt konfigureerida. Vajaliku informatsiooni selle jaoks leiate brauseri tootja poolt pakutavatest dokumentidest. Mõningate küpsiste puhul on võimalik loobuda neist ainult läbi kolmandate osapoolte veebilehtede, näiteks Google Analytics. Mobiilplatvormide puhul saate muuta sätteid seadmes endas, et kontrollida, kas näete huvipõhiseid reklaame.

Isikuandmete turvalisus

Astro Baltics võtab andmete turvalisust ja kaitset väga tõsiselt. Me teeme kõik võimaliku, et kaitsta isiku privaatsust ja tema andmeid hävimise, väärkasutuse ja volitamata ligipääsu või avaldamise eest.

Astro Baltics on rakendanud vajalikke tehnilisi, füüsilisi (konfidentsiaalsust vajavad dokumendid hoiustatakse eraldi ruumis) ja korralduslikke turvameetmeid (konfidentsiaalsuslepped personaliga) kliendi isikuandmete kaitsmiseks kadumise ja ebaseadusliku töötlemise eest. Astro Baltics on kehtestanud kõigile isikutele, kes Astro Balticsi nimel ja ülesandel isikuandmeid töötlevad, selged ja kohustuslikud sise-eeskirjad. Kõik isikuandmetega kokkupuutuvad Astro Balticsi töötajad on kohustatud järgima EUROOPA PARLAMENDI JA NÕUKOGU MÄÄRUST (EL) 2016/679 ja kasutama turvameetmeid oma töös, mis puudutab Astro Balticsi klientide teenindamist.

Kontrollime rangelt oma töötajate ligipääsu andmetele, mida haldate Astro Balticsi teenuste kaudu. Astro Balticsi teenuste haldamine eeldab, et mõnedel töötajatel on juurdepääs süsteemidele, mis salvestavad ja töötlevad kliendiandmeid. Näiteks osade pöördumiste analüüsimiseks võib kasutajatugi vajada ligipääsu Teie klientide andmetele. Seejuures Teie NOOMi kontole siseneme vaid kirjaliku pöördumise olemasolul ning järgime kõiki eeskirju, mis tagavad, et iga toiming (lisamine, muutmine, kustutamine) kliendiandmetega on alati logitud.

Logime iga kasutaja juurdepääsu kellaaja, ühenduse IP aadressi ja domeeni, et pakkuda selgemat ülevaadet kasutajate ligipääsude kohta NOOMi teenuste kasutamisel. Lisaks registreeritakse kasutajate poolt Astro Balticsi teenustes tehtud toimingud. Astro Baltics rakendab kliendi ja serveri vaheliste rakenduste andmevahetuseks krüpteeritud sidekanalit ning andmeid hoiustatakse Astro Balticsi või kliendi serverites.

Andmesubjekti õigused

Parandamise õigus – andmesubjekti õigus nõuda, et temaga seotud ebatäpsed või ebatäielikud isikuandmed põhjendamatu viivituseta parandataks.
Õigus andmete kustutamisele – andmesubjekti õigus nõuda, et tema isikuandmed põhjendamatu viivituseta kustutataks, kui on täidetud teatud lisatingimused.
Kui isikuandmete töötlemiseks, avalikustamiseks või andmetele juurdepääsu võimaldamiseks ei ole (enam) seaduslikku alust, saab nõuda andmete kasutamise lõpetamist või kustutamist, andmete avalikustamise või andmetele juurdepääsu võimaldamise lõpetamist. Selleks tuleb esitada isikut tuvastada võimaldaval moel taotlus.

Taotlust ei rahuldata, kui:

see võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
see võib takistada teenuse osutamist või teenuse mitteosutamist;
see võib takistada õiguskaitse organite tööd;
see ei ole tehniliselt vajalik ega/või võimalik;
taotleja isik ei ole andmetega õiguslikult seotud;
taotleja isikut ei ole võimalk identifitseerida.

Õigus piirata töötlemist – andmesubjekti õigus teatud juhtudel ajutiselt või alaliselt piirata enda kõikide või osade isikuandmete töötlemist.
Juurdepääsuõigus – õigus olla teavitatud isikuandmetest ja nõuda juurdepääsu isikuandmetele, mida Teie kohta töötleme.

Õigus andmete koopiale – õigus nõuda koopiat oma isikuandmetest struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormis ning õigus edastada need andmed teisele vastutavale töötlejale, kui see on tehniliselt võimalik.
Õigus esitada vastuväiteid – andmesubjektil on õigus oma konkreetsest olukorrast lähtudes esitada igal ajal vastuväiteid enda isikuandmete töötlemise suhtes, mis toimub õigusaktide vastavate sätete alusel, sealhulgas nende sätete alusel toimuva profiilianalüüsi suhtes.
Kui isikuandmete töötlemise aluseks on andmesubjekti nõusolek, on andmesubjektil õigus see nõusolek igal ajal tagasi võtta, teavitades sellest aadressil info@astrobaltics.eu, ilma et see mõjutaks enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud töötlemise seaduslikkust.
Kui soovitakse loobuda otseturunduslikest pakkumistest kõikide või mõne teema osas, saab seda teha koheselt iga saadetud turundusliku kirja jaluses asuva lingi kaudu. Muudatus jõustub koheselt.