Kui räägitakse digitaliseerimisest, seostatakse seda sageli uue tarkvara otsimisega. Tegelikult peaks see olema alles hilisem etapp, millele eelneb põhjalik probleemkohtade analüüs, tihe koostöö ettevõtte töötajatega ning vajaduste lahtimõtestamine.
Selgitame, milliseid on peamised vead digitaliseerimisel ning anname nõu, kuidas protsess läbi viia võimalikult efektiivselt, et see ka päriselt äriprotsesse parendada aitaks.
Alustav ettevõte võib tootmist planeerida edukalt ka arvutustabelis, kuid kasvades ilmnevad kiiresti probleemid: info ei liigu, otsused hilinevad ning laoseis on vale. Kiire lahendusena hakatakse kasutusele võtma erinevaid tarkvarasid, kuid sageli mitteterviklikult.
Rutakas lähenemine olukorrale tekitab sageli järgmise probleemi, kus müügitiim, laotöötajad, raamatupidaja ja tootmisjuht kasutavad kõik erinevaid tarkvarasid. Müük lubab tähtaegu, teadmata tootmise tegelikku koormust. Raamatupidajani ei jõua automaatselt kõik laodokumendid ning tellimustes valitseb segadus. Sellega kaasnevad vead ja viivitused tekitavad lisakulusid ning kahjustavad ettevõtte mainet.
Ka pika ajalooga ettevõtetes võib probleemiks olla aegunud tarkvara, mis ei toeta mobiilset laohaldust ega saa enam tarkvara tuge, pidurdades nii arengut ja efektiivsust.
Turul on palju tarkvaralahendusi, mistõttu võib õige valiku tegemine olla keeruline. Oluline on näha laiemat pilti, mitte lahendada suurt probleemi väikese plaastriga.
Tarkvara otsimise asemel tuleks alustada probleemide ja häiritud protsesside kaardistamisest. Nii saab kindel olla, et tehnoloogilised otsused toetavad päriselt ärivajadusi, mitte ei lahenda üksikuid murekohti. Samal ajal tuleb kaardistada ka toimivad protsessid, et uute lahenduste juurutamisel ei muutuks seni hästi sujunud toimingud hoopis keerulisemaks.
Digitaliseerimist ei saa juht teha üksi. Oluline on kaasata töötajad ning koguda sisend eri osakondadest. Selle põhjal tuleks koostada kirjalikult selge ja detailne ülevaade praegusest olukorrast: mis vajab täiesti uut lahendust, mis vajab parandamist vaid osaliselt ning mille puhul ei tohi töötasandi loogikat muuta.
Edasine sõltub sellest, kui hästi tunned turul olevaid lahendusi. Kui sa ei ole kindel, kas ja milline tarkvara sinu vajadustele vastab, tasub alati nõu küsida.
Tuttavate soovitused võivad olla abiks, kuid iga ettevõtte protsessid, tööde maht ja korraldus on erinevad ning lahendus, mis töötas ühes ettevõttes, ei pruugi teisele anda samaväärseid tulemusi. Emotsiooni põhjal tehtud kiire ja lihtsana tunduv otsus võib viia hoopis kallite lisaarenduste või isegi süsteemi väljavahetamiseni.
Iseseisev otsing annab sadu tulemusi, millele järgneb pikk ja tülikas protsess, et tutvuda tarkvarapakkujate kodulehtedel välja toodud infoga ning saata hinnapäringuid. Kuid kodulehtede info ja hinnapäringud ei pruugi näidata, kas lahendus sobitub sinu protsessidega või millised on piirangud ja lisakulud.
Nüüd on ettevõttel kaks valikut:
1) liikuda edasi omal käel ja kohtuda mitme pakkujaga või
2) võtta ühendust tootmisvaldkonna digilahenduste nõustajatega, et alustada professionaalse vajaduste kaardistusega võimalikest lahendustest ja nende maksumusest realistliku ülevaate saamiseks.
Iseseisvalt tegutsemine võib esmapilgul tunduda kõige loogilisem ja soodsam, sest ettevõtja tunneb oma protsesse ja vajadusi kõige paremini. Samas võivad just igapäevased harjumused ja rutiin põhjustada olukorra, kus olulised nüansid jäävad märkamata. Väline ekspert suudab vaadata ettevõtet kõrvalseisja pilguga, näha suuremat pilti ning aidata koostada selge ja põhjaliku dokumentatsiooni.
Kogenud nõustaja on sageli puutunud kokku sarnaste väljakutsetega ka teistes organisatsioonides ning oskab soovitada juba läbiproovitud lähenemisi. See on oluliselt tõhusam kui hakata erinevaid lahendusi ise katsetama ja loota, et need ettevõtte protsessidega sobituvad.
Oluline on siiski mõista, et digitaliseerimise teekaart ei ole maagiline dokument, mis kõik probleemid lahendab. See aitab paika panna suuna ja tuua välja peamised kitsaskohad, kuid iga konkreetse tarkvara juurutamine vajab täiendavat ja detailset eelkaardistust, sest lahendused ja tööprotsessid on alati erinevad ning vajavad ettevõttepõhist lähenemist.
Peale digitaliseerimise teekaardi valmimist on oluline paika panna, kes võtab vastutuse. Keegi peab haldama projekti, võrdlema pakkumisi, hindama riske ning juhtima juurutust ja muutuseid organisatsioonis.
Kui vastutajat pole, siis langeb töötajate motivatsioon projektiga edasi minna ning ei suudeta vastu võtta olulisi otsuseid. Tagajärjeks on projekti venimine või isegi seiskumine, mis tähendab aga investeeringu oodatud väärtuse realiseerimata jätmist.
Et vältida projekti seiskumist või rajalt kõrvale kaldumist, tasub elluviimise etapis kaasata kas digiteekaardi koostaja või sõltumatu konsultant. See hoiab projekti töös, aitab teha kvaliteetseid otsuseid ning vähendab oluliselt investeeringu riski.
Tarkvara ise ei ole ainus faktor, mida valikut tehes silmas pidada. Vähemalt sama oluline on tarkvarapakkuja meeskond, kellega hakkad tihedalt koostööd tegema.
Tähtis on hinnata, kas võimaliku partneri meeskond mõistab sinu äri ja valdkonda, mõtleb reaalselt sinu protsessidega kaasa või müüb sulle „karbitoodet”?
Kas nad julgevad vajadusel ka vastu vaielda ja paremaid lahendusi pakkuda?
Samuti tasub silmas pidada tiimi varasemat kogemust ning nende valmidust pakkuda tuge ka projekti järgselt. Hea tarkvarapartner ei kao pärast projekti valmimist, vaid aitab lahendust hooldada, arendada ja kohandada ka siis, kui ärivajadused muutuvad. See tähendab kiiret reageerimist, regulaarseid uuendusi ja valmisolekut probleemide lahendamisel päriselt vastutust võtta.
Isegi, kui esmalt tundub kõik suurepärane, tuleb esitada endale kriitiline küsimus: kas tegemist on lihtsalt tarkvarapakkuja väga hea müügitööga või on juurutustiimil ka tegelikult kompetents projekt sinu nägemuse põhjal ellu viia?
Kas leidsid sobiva tarkvarapakkuja ja kinnitasid pakkumise? On aga veel mitmeid kulusid, mis algses hinnapakkumises ei kajastu, kuid milleks peaksid valmis olema.
Sinu tiimi ressurss
Enne arendust tuleb kaardistada protsessid, teha otsuseid ja anda tarkvarapakkujale sisendit, mis tähendab ka sinu tiimi märkimisväärset ajakulu. Koosolekud ja töögrupid võivad projekti eel olla ajamahukad.
Eriti oluline on ettevõtte projektijuhi aktiivne roll juurutuse ajal. Praktika näitab, et kuni 6 kuud kestvad 50 000-150 000 € projektid vajavad vähemalt 0,5 koormusega projektijuhti ning 6-12 kuu ja 150 000-300 000 € projektid täiskohaga projektijuhti. Projektijuht kogub ja vahendab infot, hoiab koostööd sujuvana ning aitab töötajatel muudatustega kohaneda.
Muudatuste ja lisalahenduste kulu
Hinnapakkumine põhineb kokkulepitud mahul. Praktikas aga täpsustuvad ärivajadused töö käigus, tekivad uued ideed ning ilmnevad ettenägematud tehnilised piirangud.
Kõik see on lisatöö ning nõuab täiendavat finantseeringut.
Hooldus ja arendus pärast lansseerimist
Pärast lahenduse live’i tõstmist algavad reaalelulised kulud: turva- ja versiooniuuendused, serverihaldus, lahenduse parendused ning kasutajatoe töö.
Kui puudub hooldusleping, võivad kulud olla ettearvamatud, mistõttu tasub juba ennetavalt lahenduse edasise hooldamise peale mõtlema hakata.
Koolitus- ja juhtimiskulud
Uue süsteemi kasutuselevõtt ei toimu päevapealt. See tähendab töötajate koolitamist, juhendmaterjalide loomist ning sisemiste protsesside muutmist.
Alguses võivad protsessid muutuda hoopis aeglasemaks, kuna töötajad alles õpivad lahendust käsitsema.
Riskikulu
Olgu ettevalmistus nii detailne kui tahes, võib projekt paratamatult pikeneda. See võib olla seotud näiteks valdkonna nõuete muutumise või tehniliste lahenduste ümbertegemise vajadustega.
Iga projekt sisaldab määramatust, mida ei saa sajaprotsendiliselt ette näha.
Projekti õnnestumist ei saa hinnata koheselt, vaid tulemus peegeldub ettevõtte tööprotsessides pikema perioodi jooksul.
Järgnevalt on üles loetletud indikaatorid, mis näitavad digilahenduste toimimist:
Kui need punktid on täidetud, siis on ettevõtte digilahenduste kasutuselevõtt olnud edukas.
Astro Baltics omab laiapõhjalisi kogemusi erinevates digitaliseerimisega seotud projektides. Aitame kliente äriprotsesside analüüsimisel, kaardistamisel ja auditeerimisel ning töötame välja sobiva juhtimismudeli. Lisaks juurutame tarkvaralahendusi vastavalt protsessidele koos dokumenteerimisega.
Digitaliseerimise teekaardist on rohkem võimalik lugeda siit.
NOOM majandustarkvara kasutajad, saavad reaalajas ülevaate töös olevatest tellimustest, tähtaegadest, materjalidest, kuludest ja ressurssidest, mille alusel analüüsida ettevõtte efektiivsust kasumlikkuse suurendamiseks.
Erkki Ergma
Tööstuse digilahenduste ekspert
Tel: +372 50 33 383
erkki@astrobaltics.eu
Üldkontakt
info@astrobaltics.eu
+372 628 0000
Astro Baltics
Tarkvara teejuht tulevikku
www.astrobaltics.eu
